Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебные поездки или командировки работника: риски и оптимизация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если бухгалтер компании неверно классифицировал поездку и обозначил под командировкой занятость в пути, во-первых, это приведет к необоснованному начислению суммы суточных за такой период. Следовательно, предприятие завысит свои расходы и уменьшит налог к уплате в бюджет. Кроме того, помимо суточных будет завышена зарплата командированных лиц, так как по нормам стат. 167 одной из трудовых гарантий при направлении сотрудников в командировку является сохранение средней зарплаты за весь период.
Лица, которых можно направить
Ещё одна разница между командировкой и служебной поездкой: не всех работников можно командировать. Ст. 259 ТК РФ регламентирует список сотрудников, которых можно направлять только с их согласия:
- Женщины, воспитывающие детей в возрасте до 3-х лет;
- Лица, имеющие противопоказания к поездкам по медицинским основаниям;
- Матери или отцы – в одиночку воспитывающие детей до 14-и лет;
- Родители детей-инвалидов;
- Лица, имеющие более трёх детей, при условии, что младший не достиг 14-и лет;
- Граждане иностранных государств.
| Служебная командировка | Служебная поездка |
| Предполагает однократный или осуществляемый с большим интервалом относительно предыдущего выезд сотрудника в местность, нехарактерную для его трудовой функции на основном месте работы | Предполагает осуществляемый в рамках регулярного графика выезд работника за пределы офиса в рамках выполнения им своей трудовой функции |
| Командировки могут иметь большую длительность | Служебные поездки характеризуются обычно небольшой длительностью |
| Осуществляется в соответствии с отдельным приказом руководства фирмы | Осуществляется без оформления отдельного приказа руководства, но, как правило, сопровождается использованием первичной документации |
Налоговые последствия неверной классификации
Обратите внимание! Когда сотрудник направляется в продолжительную загранкомандировку, верная классификация поездки важна также с точки зрения налогообложения доходов физлица в части НДФЛ. Ведь при длительности пребывания россиянина за границей более 183 дн. в году, он будет признан нерезидентом, а ставка налога составит не 13 %, а 30 (стат. 224 НК).
Какой способ служебной поездки выбрать
На сегодняшний день есть много видов работы, которые предполагают, что трудовая деятельность осуществляется не только в офисе, но в служебных поездках. Например, при работе менеджера по продажам. Его поездки к клиентам могут быть отнесены к командировкам, ведь помимо этого он также трудится в офисе. Но эти поездки часто носят каждодневный характер, в связи с чем их можно отнести к разъездному характеру работы. При возникновении таких спорных ситуации, работодатель самостоятельно может определить относить поездки к командировкам, либо определить работу как разъездную (168.1 ТК РФ).
Важно! Перечень работников с разъездным характером работы работодатель вправе определить самостоятельно. Для этого необходимо закрепить этот перечень в коллективном договоре, либо локальном нормативном акте компании.
Выплаты в обоих видах служебных поездок будут одинаковыми, это:
- расходы, связанные с проездом;
- расходы, связанные с проживанием (наймом жилого помещения);
- Суточные выплаты;
- Иные расходы, которые работник вправе совершить в поездке с разрешения работодателя.
Различия таких поездок заключаются в их оформлении, платежами в бюджет, расчетом зарплаты и других выплат.
Какие последствия грозят компании из-за неправильной квалификации поездки
Неправильная квалификация выезда сотрудника чревата санкциями со стороны налоговой. Так, согласно НК РФ в расходы при расчете НДФЛ, учитываются командировочные расходы, указанные в ст. 264, п.1, подп.12. А именно: проезд, проживание, суточные, оформление паспортов, виз, приглашений, консульские и прочие сборы. За счет суточных уменьшается размер налоговых выплат на прибыль, но только если они относятся к командировочным.
При разъездной работе данный вид компенсации также учитывается, но уже в соответствии с подп. 49 ст. 264 (п.1), как производственные расходы.
Таким образом, при служебных поездках суточные не учитываются при расчете налоговой базы. Если имеет место подобный факт, налоговая доначислит сумму налога на прибыль и насчитает штрафные.
Ответ на вопрос:
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.
Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках.
Образец положения о командировке см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.
Служебная поездка при разъездном характере работы командировкой не является.
Порядок оформления служебных поездок можно предусмотреть в локальном акте.
Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы
Подробности в материалах Системы Кадры:
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
Положение о разъездном характере работы
| г. Москва | 06.03.2016 |
Что такое командировка по ТК РФ и каковы ее отличительные признаки
Что считается командировкой по ТК РФ? В положениях кодекса сказано, что командировка — это поездка сотрудника фирмы, имеющая определенный срок и осуществляемая в соответствии с распоряжением работодателя, на объект, который расположен вне штатного места работы (ст. 166 ТК РФ). Трудовой кодекс разграничивает понятие командировки и служебной поездки — осуществляемой работником на должности, которая предполагает выполнение работы разъездного характера.
Командировкой также считается временный отъезд работника в структурное подразделение организации, расположенное в другом населенном пункте или за рубежом.
Командировка, в отличие от служебной поездки, требует оформления в особом порядке — установленном постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. На практике это означает:
Для командируемых работников, в отличие от тех, кто участвует в служебных поездках, установлен широкий спектр гарантий и компенсаций. Зарплата командируемому начисляется по особому принципу — исходя из среднего заработка.
Узнать больше о специфике расчета зарплаты для сотрудников в командировках вы можете в статье «Расчет среднего заработка для командировки».
Учет рабочего времени сотрудников в командировке также имеет особенности. Рассмотрим их.
Какие по ТК РФ установлены минимальный и максимальный сроки для командировки
В отношении командировок ТК РФ, равно как и иные нормативные акты, не устанавливает минимальную либо максимальную длительность.
Теоретически (и часто на практике) сотрудники могут направляться в командировки буквально на один день. При этом однодневные командировки можно разделить на 2 типа:
В первом случае командируемому не выплачиваются суточные. Во втором — выплачиваются за день командировки и за время, потраченное на дорогу (п. 11 Положения, утвержденного постановлением 749).
Если работник командирован на один день за границу, то в случае наличия возможности ежедневного возвращения из зарубежья ему полагается 50% от установленного локальным нормативом размера суточных, выплачиваемых при двухдневной и более длительной командировке (п. 20 Положения).
Безусловно, работодатель может принять на локальном уровне нормы, существенно улучшающие положение работника в сравнении с действующим законодательством (и выплачивать суммы, эквивалентные суточным, при отправке сотрудника в любые однодневные командировки).
Определенными нюансами характеризуется отражение командировочных расходов работодателя в рамках налогового и бухгалтерского учета. О них читайте в статьях:
Особенности оформления разъездного характера работы
Работодатель самостоятельно устанавливает перечень должностей, по которым возможен разъездной характер работы. Этот список фиксируется в приказе или отдельном положении, а сноска на него указывается в коллективном договоре.
В документе-основании присутствуют следующие сведения:
-
перечень должностей, для которых установлен специальный порядок работы;
-
список принимаемых первичных документов, подтверждающих поездку;
-
механизм финансирования расходов;
-
размер компенсации.
Сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись. В таком случае можно избежать трудовых споров и недовольства.
Рекомендуем зафиксировать возможность разъездного характера работы в отдельном положении даже при отсутствии явных предпосылок. Ситуация в бизнесе может резко измениться, а выезды сотрудников стать обычным явлением. Для внесения изменений в коллективный договор потребуется проведение переговоров с работниками (ст. 44 и 49 ТК РФ) и регистрация изменений в соответствующем уполномоченном органе по труду, что требует определенных трудозатрат.
Для исключения трудовых споров необходимо изложить порядок возмещения расходов на служебные поездки в письменном виде. В частности, механизм можно прописать в положении о разъездном характере работы или отдельном внутреннем документе, с которыми нужно ознакомить всю целевую аудиторию сотрудников.
У разъездного характера работы есть неоспоримые преимущества для работодателя:
-
уменьшение документооборота, поскольку не формируются внутренние распоряжения и приказы под каждую поездку;
-
сокращение затрат на ведение учета рабочего времени (авансовый отчет не требуется);
-
получение налоговых преимуществ;
-
минимизация затрат по сравнению с отправкой в служебную командировку.
Продолжим разговор о том, как отличить командировку от служебной поездки. Остановимся на некоторых моментах, касающихся начисления заработной платы. Срок командировки исчисляется со дня выезда сотрудника к пункту назначения, завершается датой возврата на место постоянной трудовой деятельности. В каждом отдельном случае решается вопрос о том, выйдет ли работник на производство в день прибытия либо сделает это на следующие сутки. К примеру, если поезд пришел в 20.00 15 сентября, то приступать к своим должностным обязанностям человек сможет только 16 сентября. Если же время прибытия составляет 11.00 15 сентября, а руководителю необходим срочный отчет (допускается его устная форма) о проделанной работе, сотрудник выходит на основное предприятие в тот же день.
Чем еще характеризуется служебная поездка, командировка? Типичная ошибка заключается в исчислении заработной платы во время подобных поездок.
Пояснения по данному вопросу даны в ст. 167 ТК РФ. Она гарантирует сохранение работнику, направленному в командировку, средней заработной платы на весь период выполнения им задания вне места постоянной работы. Входят сюда и те дни, когда человек был в пути либо вынужден был задержаться из-за объективных причин (продление проекта, перенос вылета).
Какими документами руководствуется работодатель, когда им оплачивается служебная поездка и командировка? Отличие в начислении заработной платы отмечено в ст. 139 ТК РФ. За сотрудником сохраняется его должность, место постоянной работы. Итак, служебная командировка или поездка по служебным делам предполагает путешествие сотрудника, который в обычном режиме свои должностные обязанности выполняет на постоянном месте работы. Она считается производственной необходимостью. Командировка или служебная поездка характеризуется направлением по приказу (либо распоряжению) на конкретный срок. В этот период сотрудник обязан выполнить в другом месте задание, данное работодателем.
Таким образом, если человек работает даже в том же городе, где он постоянно проживает, но в иной компании (другом структурном подразделении), подобная деятельность — это служебная поездка и командировка. Отличие с обычной поездкой существует по возмещению расходов, понесенных работником.
Налоговые последствия неверной классификации
Если бухгалтер компании неверно классифицировал поездку и обозначил под командировкой занятость в пути, во-первых, это приведет к необоснованному начислению суммы суточных за такой период. Следовательно, предприятие завысит свои расходы и уменьшит налог к уплате в бюджет. Кроме того, помимо суточных будет завышена зарплата командированных лиц, так как по нормам стат. 167 одной из трудовых гарантий при направлении сотрудников в командировку является сохранение средней зарплаты за весь период.
Обратите внимание! Когда сотрудник направляется в продолжительную загранкомандировку, верная классификация поездки важна также с точки зрения налогообложения доходов физлица в части НДФЛ. Ведь при длительности пребывания россиянина за границей более 183 дн. в году, он будет признан нерезидентом, а ставка налога составит не 13 %, а 30 (стат. 224 НК).
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
, управляющего партнера юридической фирмы BLS.
Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.
Что такое служебная поездка
Понятие служебной поездки касается работников, рабочие обязанности которых связаны с постоянным или сезонным движением. Например, выезд курьера, экспедитора или отправление на полевые работы служащих аграрных компаний, исследовательских институтов и ремонтных бригад – это служебная поездка. В таком случае работодатель в том же самом порядке компенсирует все затраты рабочих, связанные с проживанием, питанием и приобретением всего необходимого для выполнения поручений. Однако служебная поездка оценивается в пределах трудового договора, без дополнительных начислений и налогообложения.
Формально, служебная поездка – это заранее прописанный в документах, статутных актах и договорах найма пункт, который входит в обязанности сотрудника и не оплачивается дополнительно.
Налоговые последствия неверной классификации
Если бухгалтер компании неверно классифицировал поездку и обозначил под командировкой занятость в пути, во-первых, это приведет к необоснованному начислению суммы суточных за такой период. Следовательно, предприятие завысит свои расходы и уменьшит налог к уплате в бюджет. Кроме того, помимо суточных будет завышена зарплата командированных лиц, так как по нормам стат. 167 одной из трудовых гарантий при направлении сотрудников в командировку является сохранение средней зарплаты за весь период.
Обратите внимание! Когда сотрудник направляется в продолжительную загранкомандировку, верная классификация поездки важна также с точки зрения налогообложения доходов физлица в части НДФЛ. Ведь при длительности пребывания россиянина за границей более 183 дн. в году, он будет признан нерезидентом, а ставка налога составит не 13 %, а 30 (стат. 224 НК).
Что представляет собой служебная командировка?
Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса — в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.
Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично — не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).
Для того чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, фирме-работодателю не требуется получать от него письменное согласие — в отличие от процедуры временного перевода на другое место работы. Служебная командировка должна быть оформлена отдельным распоряжением руководства фирмы-работодателя. В данном документе указывается то, куда едет сотрудник, с какой целью и на какое время.
На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.
Реклама
Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.
Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы. Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.
Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.
Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.
Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.